Kommunikation, Transparenz und Fokussierung

Damit die Worte: Kommunikation, Transparenz und Fokussierung nicht nur drei leere Worthülsen aus meiner Einführungsveranstaltung sind, so belebe ich diese drei Wörter in diesem ersten Blogbeitrag mit Inhalt aus dem Erlebten meiner ersten Wochen im UKF.

Aus den bisher sehr vielen und interessanten Gesprächen ist zu entnehmen, dass das gesamte DICT mit sehr vielen Aufgaben und Projekten betraut ist, was daran liegt dass in vielen Prozessen des UKF entsprechende IT-Werkzeuge zum Einsatz kommen. Durch den organisatorischen und technologischen Wandel wird man zukünftig in den UKF-Prozessen noch mehr IT-Unterstützung benötigen, was uns bereits unser Großprojekt Digitales UKF zeigt. Im Zuge dessen müssen wir Strukturen aufbauen und Prozesse initiieren, um alle diese Themen (Aufgaben, Projekte, Anforderungen, etc.) am Kunden orientiert zu bewerkstelligen. Diesbezüglich werden wir in den kommenden Wochen und Monaten das zentrale Projektmanagement inkl. Projektmanagement-Office aufbauen und einen Business-Service-Katalog ins Leben rufen. Das zentrale Projektmanagement und den Service-Katalog benötigen wir u.a. zur Kommunikation und Transparenz unserer derzeit beanspruchten Ressourcen und Leistungen, aber auch um uns DICT-intern zu entwickeln (fokussieren). Ebenso müssen wir uns dem zentralen IT-Vertragsmanagement und Lizenzmanagement widmen, da uns aktuell die Gesamtübersicht in diesen unternehmenskritischen Themen und zentrale Steuerungsprozesse fehlen. Aus meiner Sicht müssen wir uns gleichfalls mit den abteilungs-/ dezernatsübergreifenden Beschaffungsprozessen beschäftigen. Hier werden momentan in den Prozessen unnötige Ressourcen gebunden, weil die Prozesse nicht abgestimmt gelebt werden und keine Standards existieren. 

Auch innerhalb unseres DICT erlebe ich leider, dass unsere eigenen Prozesse teilweise nicht optimal laufen und wir uns dadurch sehr oft im Kreis drehen. Somit verschwenden wir viel kostbare Zeit und unsere knappen Ressourcen. Die Ursache liegt darin, dass die einzelnen Abteilungen innerhalb des DICT als einzelne Silos fungieren. Wir müssen zeitnah anfangen diese Silos aufzubrechen, uns alle als eine Einheit/ als gemeinsames DICT verstehen, weil wir alle gemeinsam im gleichen Boot sitzen! Nur wenn wir alle als DICT gemeinsam in die gleiche Richtung schauen, dann können wir dem UKF den geforderten Mehrwert in den Geschäftsprozessen bieten. Zum Eliminieren dieser Silos hilft uns der Aufbau unserer neuen DICT-Organisationsstruktur. Mit Tanja im Sekretariat, mit Jana als zukünftige Leitung Projektmanagement/ Projektmanagement-Office und mit Frank in der zukünftigen One-Campus-Entwicklung haben wir bereits erste Weiche gestellt. Aktuell laufen die Gespräche zur Besetzung der Abteilungsleitung IT-Infrastruktur, so dass wir auch hier auf dem richtigen Weg sind. Zugleich bin ich sehr erfreut, dass wir zu den Vakanzen bei den DVKs in Gesprächen zur Nachbesetzung sind. In puncto Ausbildung innerhalb unseres DICT müssen wir unbedingt gemeinsam eine Struktur aufbauen, damit wir 2020 für die zukünftigen Auszubildenden sehr gut vorbereitet sind. Auch zur Unterstützung von Studenten im Rahmen ihres Studiums sind wir in Vorbereitung, hier gibt es erste Anknüpfungspunkte innerhalb der allgemeinen UKF-Aktivitäten. Demnächst gehen die Vorbereitungen zum Girls-and-Boys Day 2020 los, hier werden wir uns 2020 als DICT mit beteiligen und den jungen Leuten die Fachrichtung Krankenhaus-IT näher bringen. Stichwort: Krankenhaus-IT, an dieser Stelle möchte ich nochmal auf die Veranstaltungen Health-IT-Talk Rhein-Main (siehe Mail) in der kommenden Woche in Frankfurt und auf die Bonner Archivtage 2019 https://gmds.de/aktuelles-termine/beitrag/bonner-archivtage-2019/ hinweisen. Nutzt bitte solche Veranstaltungen um Euch zu vernetzen, Kontakte zu anderen Kollegen/ Gleichgesinnten zu knüpfen, gemeinsam können wir mehr erreichen und müssen das Rad nicht neu erfinden. Solche Kontakte sind in unseren täglichen Aktivitäten, zukünftigen Projekten und für Euch persönlich eine enorme Bereicherung.

Zu den bevorstehenden Projekten und Veränderungen sind Eure Gedanken, Ideen, Erfahrungen und Impulse gefragt. Beteiligt Euch aktiv, bringt Euch ein und entscheidet mit, nur so können wir gemeinsam unsere- und die Zukunft des UKF gestalten. Der Windows 10 – Pilotbetrieb hat erfolgreich begonnen, dafür meinen herzlichen Dank an alle Beteiligte. Nun ist es an der Zeit die nächsten Schritte im Windows 10 – Rollout zu gehen, weil wir keine Zeit mehr zu verlieren haben. Das Großprojekt Digitales UKF bietet uns im DICT ungeahnte Möglichkeiten und Entwicklungsperspektiven, die wir nutzen müssen, aus dem Grund werden wir in naher Zukunft die beiden Teilprojekte „Mobile Computing“ und „IT-Arbeitsplatzmanagement“ anstoßen. Hier sind ganz besonders Eure Gedanken und Ideen gefragt, jeder einzelne Beitrag wird von uns in den beiden Teilprojekten aufgegriffen. Im Teilprojekt 7 (APM) des Digitalen UKF suchen wir im DICT noch Mitstreiter, die in diesem Teilprojekt den zukunftsorientierten Hardware-Part mit entwickeln. Sicher habt Ihr es bereits mitbekommen, die OUF wird nun als 33. Fachklinik ins UKF integriert, so auch die politische Vorgabe. Solche Projekte realisieren andere Kliniken aufgrund des Wandels in der Krankenhauswelt regelmäßig, dem zufolge werden wir dieses Projekt auch gemeinsam meistern. Die OUF-Integration ist für uns im DICT die Erarbeitung einer Schablone/ Blaupause, weil wir zukünftig weiterer solcher Projekte realisieren werden. SAP S/4HANA ist in aller Munde, so auch bei uns, weil uns die Migration noch bevorsteht. Vor dieser Migration werden wir in den kommenden Wochen eine SAP-Strategie für uns erarbeiten, auch aus dem Grund, da wir in unserem SAP-Umfeld personelle Änderungen zu verzeichnen haben.

Hiermit möchte ich den ersten Blogbeitrag schließen und freue mich auf Eure Kommentare zu diesem und allen zukünftigen Beiträgen.

5 Gedanken zu „Kommunikation, Transparenz und Fokussierung

  1. Markus

    Der Blog ist sicher eine Möglichkeit Informationen auszutauschen, doch war es eher Zufall das ich schon am Wochenende über deine eMail gestolpert bin und nicht erst Montag morgen im Büro. Aufgrund der Probleme beim Laborsystem habe ich auch heute Nacht mal wieder auf das System und in die Mails geschaut, habe ja noch RB.
    An einem „Normalen WE“ wäre der Rechner AUS geblieben!!!
    Mit den technischen Mitteln die uns Aktuell zur Verfügung stehen (Diensthandy ohne Smart Funktion)
    wird es schwer mal eben schnell auf dem Heimweg in Bus oder Bahn, am WE oder überhaupt in seiner Freizeit auf dienstliche Mail, Blogs, etc zu reagieren.
    Ich hoffe mit den  beiden Teilprojekte „Mobile Computing“ und „IT-Arbeitsplatzmanagement“ werden Lösungen geschaffen die uns endlich ins Jahr 2019/20 bringen und nicht weiter in der „GUTEN ALTEN ZEIT“ begraben.

    So Zentrallabor kann wieder arbeiten gute Nacht

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  2. Mehran

    Ich finde sehr gut, dass deine präzise Analyse sehr schnell auch mit uns (DICT-Personal) kommuniziert wird, um gemeinsam mögliche Auswege zu finden. Hier ist mein Beitrag:
    1.Die vorgeschlagene Lösung der „Themen (Aufgaben, Projekte, Anforderungen, etc.)“ ist PM und dazugehörige Komponenten aber hier fehlt auch die zeitliche Realisierung, weil ich vor fünf Jahren gleiche Anforderungen gelesen habe und wir haben immer noch nicht die ob. ge. Punkte ( Komponenten des PM ) realisiert, also fehlt auch die zeitliche Realisierung der „Themen“.
    2.Deswegen schreibe ich auch dazu „Kommunikation, Transparenz und Fokussierung“ und die Realisierung, weil der wichtigste Wunsch der End-User ist.
    3. Die sehr passende Bezeichnung „einzelne Silos“ kann man leider nicht einfach in öffentlichen Dienst aufzubrechen und ist vielleicht eine Addition der kleinen Silos als Zwi­schen­stu­fe am Anfang notwendig.

    ich betone auch von dir gewünschten Ziel als Agenda: “uns alle als eine Einheit/ als gemeinsames DICT verstehen, weil wir alle gemeinsam im gleichen Boot sitzen! „

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  3. Andreas Heidenreich

    Danke für Deinen ersten Blog-Beitrag. Ich hoffe er trägt dazu bei, Informationen schnell und transparent in alle Bereiche des DICT zu transportieren. Es ist zwar viel Manager-Sprech dabei, aber Du hast viele Punkte getroffen die Verbesserungspotential haben. Ich bin gerne dabei, hier mitzuarbeiten.
    Bitte denke beim Thema Lizenzmanagement auch an die Dopplung vieler Aufgabenbereiche in Kinderklinik und den Erwachsenen-Abteilungen. Wir haben hier häufig die gleiche Software im Einsatz, in unterschiedlichen Lizensierungsmodellen, mal mit, mal ohne Schnittstelle zu ORBIS, mit jeweils eigenen DVKs als Verantwortlichen. Für EEGs z.B. haben wir im Moment noch drei unabhängig voneinander arbeitende Systeme, jeweils mit eigenem, lokalen Datenspeicher, mit eigener Lizensierung, ohne Schnittstelle zu ORBIS. Das kann und sollte geändert werden, dazu muss die Medizintechnik mit ins Boot. Bei der Lungenfunktionsdiagnostik ging es: Sie wurde vor kurzem endlich mit den Erwachsenen zusammengebracht – nach vier Jahren!
    In den forschenden Bereichen das gleiche: GraphPad Prism haben wir in der Kinderklinik sieben oder acht Einzellizenzen, ab ca. 10 Lizenzen würde sich eine Campus-Lösung finanziell lohnen. Andere Bereiche verwenden diese Software bestimmt auch – da könnte man einiges an Geld sparen. Aber das müsste eigentlich unser Einkauf wissen, von dort sollten eigentlich solche Hinweise auch kommen.
    Bei der Ausbildung und für die Betreuung von Studierenden bin ich gerne dabei, ich habe nie verstanden warum das DICT das nicht macht. Das neue Datenintegrationszentrum ist mit Sicherheit gerade für Bachelor- oder Masterarbeiten interessant, sobald die Strukturen aufgebaut sind und die Grundlage läuft.

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  4. Dieter

    Danke für den Start des BLOGs und Deinen ersten Beitrag, zusammen mit den Worten Kommunikation, Transparenz und Fokussierung bildet er ein Stück weit die Bodenplatte eines neuen soliden Hauses. Er gibt uns allen Mut und das Gefühl mitgestalten zu können, dass finde ich wichtig in Zeiten von Veränderungsprozessen. Gerade in diesen Zeiten ist es gefährlich eine eingeschränkte Wahrnehmung zu haben, Schwierigkeiten und Klippen müssen frühzeitig erkannt werden um gegensteuern zu können. Aus gelebter Erfahrung zusammen mit meinen Kollegen finde ich den zeitlichen Aspekt sehr wichtig und er sollte meines Erachtens immer mit kommuniziert werden. Die Ziele sind dann besser vor Augen geführt. Wir mussten damals vor einigen Jahren innerhalb unserer Gruppe (USM) neben dem Routinebetrieb einen neuen (Field)Service einführen, der für viele Neu war, er brachte zunächst Gedanken der Unsicherheit (was ist das wohl geplant, wollen die etwa mal den IT-Service(Störungsbehebung) outsourcen..?? usw.) . Da der Routinebetrieb natürlich nebenbei ständig weiterlaufen musste und wir ständig neue (Projekt)-Anforderungen, aufgrund auch eines fehlenden zentralen Projektmanagement (Zentrale Tür ins DICT-Haus) über den Zaun geworfen bekamen, meist schnell reagieren mussten blieb immer sehr wenig Zeit dem neuen Field-Service Aufmerksamkeit zu schenken und entsprechend korrigieren zu können. Deshalb Freut es mich sehr, das nun die Weichen gestellt sind für den Bau von nur einer Tür des Hauses und man dabei ist die Löcher zuschließen, Jana wünsche ich viel Erfolg! Wir führten damals innerhalb unserer (USM/DVK) Gruppe MS One-Note als eine Art Plattform ein, damit Transparenz in den laufenden Dingen und die Kommunikation untereinander einfacher und effizienter werden soll. Zu Anfang war es sehr Erfolgreich und diente uns zum schnellen Austausch. Viele stellten jedoch fest, dass da jede Abteilung irgendwie etwas einiges hat und macht, aber wir doch eigentlich ein DICT sind. Der Bedarf an solch einem Tools ist Jahre überfällig wie ich finde. Es fehlte bisher an den/der Gemeinsamkeit(en) u.a. zur Bildung solch einer Plattform, somit kommt Dein BLOG wie gerufen.

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  5. Melek Yalcintepe

    Hallo, die heutige MAB war für mich eine neue Erfahrung. Bisher wurden bei der MAB eher Themen vorgestellt. Die Karten mit den einzelnen Themen sind bestimmt in der Gesamtansicht für alle interessant. Meine eigene Meinung hierzu ist, dass es sehr positiv ist, wenn wir unsere Meinungen offen kundtun. Ich bin sehr Neugierig, wie es weiter geht mit den vielen Änderungen im UKF.

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